Εισαγωγή

Στόχοι

Πλήρης κατανόηση της υπηρεσίας EDI: Εμβάθυνση στις επιχειρησιακές ροές εργασίας (workflows) και τα διεθνή πρότυπα ανταλλαγής δεδομένων.

Υλοποίηση, παρακολούθηση και υποστήριξη νέων διασυνδέσεων: Αυτόνομη διαχείριση της διαδικασίας onboarding πελατών και προμηθευτών, με αξιοποίηση των εξειδικευμένων εργαλείων της υπηρεσίας EDI.

📌

το παρόν documentation αφορά ανάλυση της υπηρεσίας EDI χωρίς να διαχωρίζει τα 2 ενεργά προϊόντα όπου εξυπηρετούμε.
(BXS EDI – Impact EDI)

Βασικές Έννοιες EDI & Φιλοσοφία

Ορισμός του EDI

EDI (Electronic Data Interchange) - Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων:
EDI είναι η διαμόρφωση δομημένων επιχειρηματικών εγγράφων σε ένα τυποποιημένο μορφότυπο που μπορεί να μεταδοθεί ηλεκτρονικά, αυτόματα, και απευθείας από το πληροφοριακό σύστημα (π.χ. ERP) μιας εταιρείας στο πληροφοριακό σύστημα μιας άλλης, χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Είναι δηλαδή η αντικατάσταση των παραδοσιακών εγγράφων (όπως οι έντυπες παραγγελίες ή τα email) με δομημένα αρχεία δεδομένων που μπορούν να "διαβαστούν" και να "επεξεργαστούν" από υπολογιστές.

Καθώς το εύρος εφαρμογής του EDI είναι ιδιαίτερα ανοικτό, η υπηρεσία δεν περιορίζεται σε μία αυστηρά προκαθορισμένη τεχνική προδιαγραφή. Σχεδιάστηκε εγγενώς για να καλύπτει ετερογενείς και δυναμικές απαιτήσεις επικοινωνίας δεδομένων, λειτουργώντας ως ένας ευέλικτος μηχανισμός διασύνδεσης μεταξύ διαφορετικών υποδομών. Συνεπώς, πέρα από το παραδοσιακό (classic) EDI, η υπηρεσία δύναται να υποστηρίξει και προσαρμοσμένες (custom) ροές ανταλλαγής αρχείων και επιχειρησιακών δεδομένων.

💡

Με απλά λόγια: Το EDI είναι ο ταχυδρόμος ή η γέφυρα που παίρνει τα δεδομένα από το ένα σύστημα και τα μεταφέρει στο άλλο.

Βασικές Έννοιες EDI

Έννοια	Ορισμός και Σημασία
Trading Partner (Συνεργάτης)	Οποιαδήποτε επιχείρηση συμμετέχει στην ανταλλαγή EDI, είτε πρόκειται για προμηθευτή, πελάτη ή πάροχο logistics. Κάθε συνεργάτης έχει ένα μοναδικό Profile στο EDI σύστημα.
EDI Document (Μήνυμα)	Το δομημένο αρχείο που περιέχει τις επιχειρηματικές πληροφορίες. Παραδείγματα: ORDERS (Παραγγελία), INVOIC (Τιμολόγιο), DESADV (Ειδοποίηση Αποστολής ή Δελτίο Αποστολής).
EDI Standard (Πρότυπο)	Το σύνολο των κανόνων που καθορίζουν τη δομή (τη «γραμματική») του EDI εγγράφου. Τα πιο κοινά διεθνή πρότυπα είναι τα UN/EDIFACT (κυρίως στην Ευρώπη και την Ασία) και ANSI X12 (κυρίως στη Βόρεια Αμερική). Στην Ελλάδα χρησιμοποιούνται διάφορα formats, συχνά συνδυαστικά, ανάλογα με το μηχανογραφικό σύστημα του πελάτη και τις απαιτήσεις του, όπως TXT, CSV, XML, XLS και PDF.
Data Mapping (Χαρτογράφηση Δεδομένων)	Η διαδικασία κατά την οποία τα δεδομένα μετασχηματίζονται από το εσωτερικό format του συστήματος του προμηθευτή (π.χ. ERP output) στο format που απαιτεί ο παραλήπτης και αντίστροφα. Αποτελεί κεντρική λειτουργία της υλοποίησης EDI.
Translation (Μετατροπή)	Η μετατροπή ενός αρχείου από ένα format σε άλλο (π.χ. από EDIFACT σε XML) ή η εφαρμογή κανόνων μετασχηματισμού στο πλαίσιο του Data Mapping.
Connectivity Protocol (Πρωτόκολλο Επικοινωνίας)	Ο τρόπος με τον οποίο ανταλλάσσονται τα μηνύματα. Τα πιο συνηθισμένα πρωτόκολλα είναι το AS2 (για ασφαλή, απευθείας ανταλλαγή) και το SFTP (Secure File Transfer Protocol). Υπάρχουν και άλλοι τρόποι ανταλλαγής δεδομένων στο σύστημά μας, οι οποίοι θα αναλυθούν παρακάτω, όπως ο Agent.
Functional Acknowledgment (Λειτουργική Επιβεβαίωση)	Ένα ειδικό EDI μήνυμα που αποστέλλεται αυτόματα για να επιβεβαιώσει ότι το EDI σύστημα του παραλήπτη έλαβε και επεξεργάστηκε τεχνικά το μήνυμα, ανάλογα με τον τύπο της επιβεβαίωσης.
ERP (Μηχανογραφικό Σύστημα)	Το εσωτερικό σύστημα διαχείρισης μιας εταιρείας, το οποίο παράγει και διαχειρίζεται τα δεδομένα της (π.χ. δημιουργεί την παραγγελία αγοράς ή λαμβάνει το τιμολόγιο).
Master Data (Βασικά Δεδομένα)	Τα σταθερά στοιχεία αναφοράς που πρέπει να αντιστοιχίζονται σωστά μεταξύ των συστημάτων, όπως το ERP του προμηθευτή, το δικό μας σύστημα και το σύστημα του συνεργάτη. Είναι απαραίτητα για τη σωστή ανταλλαγή EDI εγγράφων και αφορούν κυρίως τους τύπους παραστατικών, τις μονάδες μέτρησης, τους κωδικούς ειδών, τους κωδικούς πελατών και τους κωδικούς τόπων παράδοσης.
Γραμμογράφηση Αρχείων	Ο τρόπος με τον οποίο συντάσσεται και δομείται ένα αρχείο, δηλαδή σε ποια στήλη ή θέση βρίσκεται κάθε πεδίο, αν περιλαμβάνει την κεφαλίδα (header) και τις γραμμές (lines) του παραστατικού κ.λπ.
Header (Κεφαλίδα Παραστατικού)	Περιέχει τις γενικές πληροφορίες που ισχύουν για ολόκληρο το παραστατικό, όπως κωδικούς συνεργατών, ημερομηνίες, όρους συναλλαγής, αριθμό παραστατικού και συνολικές αξίες.
Lines (Γραμμές Παραστατικού)	Περιέχουν τις λεπτομέρειες των ειδών που αποτελούν το περιεχόμενο της συναλλαγής. Οι πληροφορίες επαναλαμβάνονται για κάθε διαφορετικό είδος ή προϊόν του παραστατικού και περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, κωδικό είδους, ποσότητα, τιμή μονάδας, αξία γραμμής και μονάδα μέτρησης.
GLN (Global Location Number – Κωδικός Αναγνώρισης Τοποθεσίας)	Ένας παγκόσμιος, μοναδικός 13ψήφιος κωδικός που χρησιμοποιείται για την αδιαμφισβήτητη αναγνώριση μιας εταιρείας ή μιας συγκεκριμένης τοποθεσίας της, όπως ένα κατάστημα, μια αποθήκη ή ένα σημείο παράδοσης. Αντί να ανταλλάσσονται πλήρεις διευθύνσεις σε κάθε EDI έγγραφο, μπορεί να χρησιμοποιείται ο αντίστοιχος κωδικός GLN.

Αλληλουχία του EDI Workflow

Η χαρτογράφηση της ροής εργασιών είναι υψίστης σημασίας, καθώς οριοθετεί με ακρίβεια τις ευθύνες μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών όσον αφορά το Data Mapping και το Transformation των παραστατικών.

Παράδειγμα: Ροή ORDERS (Παραγγελία)

Ροή από τον Αγοραστή προς τον Προμηθευτή:

Στάδιο	Περιγραφή Ενέργειας & Ρόλος μας
Α. Δημιουργία από τον Αγοραστή	Ο Αγοραστής (π.χ. μια αλυσίδα Super Market) δημιουργεί την παραγγελία (Order) στο δικό του ERP ή πληροφοριακό σύστημα.
Β. Εξαγωγή & Αποστολή στο δικό μας Σύστημα	Το EDI σύστημα του Αγοραστή μετατρέπει την παραγγελία στο τυποποιημένο EDI format (π.χ. EDIFACT ORDERS) και τη στέλνει στο δικό μας EDI Gateway μέσω του συμφωνημένου τρόπου επικοινωνίας (π.χ. AS2, SFTP ή Agent).
Γ. Λήψη & Έλεγχος Αρχείου (Ευθύνη EDI Provider)	Το δικό μας EDI σύστημα (Gateway): 1. Λαμβάνει το αρχείο. 2. Ελέγχει την τεχνική εγκυρότητά του (Syntax).
Δ. Transformation & Routing (Ευθύνη EDI Provider)	Το δικό μας EDI σύστημα (Mapping Engine): 1. Μετατρέπει το τυποποιημένο EDI μήνυμα (ORDERS) στο format που απαιτεί ο Προμηθευτής (παραλήπτης), π.χ. XML ή ειδικό format ERP. 2. Δρομολογεί το μετασχηματισμένο μήνυμα προς το σύστημα του Προμηθευτή.
Ε. Παράδοση στον Προμηθευτή	Η υποδομή ή υπηρεσία μας παραδίδει συστηματικά το τελικό μήνυμα στον Προμηθευτή, έτοιμο προς επεξεργασία από το πληροφοριακό του σύστημα.
ΣΤ. Επεξεργασία	Η παραγγελία καταχωρείται αυτόματα στο ERP του Προμηθευτή, εφόσον το σύστημά του υποστηρίζει την αυτοματοποιημένη εισαγωγή.

Συμπέρασμα για τον Ρόλο του Παρόχου

Ανταλλαγή Πρωτοκόλλων: Είμαστε υπεύθυνοι για τη διαχείριση της σύνδεσης (τρόπος ανταλλαγής αρχείων) τόσο με τον πελάτη όσο και με τον Συνεργάτη του (Προμηθευτή).

Διπλό Mapping: Εκτελούμε τη μετατροπή (Mapping) από το EDI του Αγοραστή στο format του Προμηθευτή.

Εγγύηση Ακεραιότητας: Είμαστε ο κεντρικός κόμβος αξιοπιστίας, διασφαλίζοντας ότι το μήνυμα δεν αλλοιώνεται/χάνεται μεταξύ των δύο υποδομών καθώς και ότι τα δεδομένα είναι συμβατά για το σύστημα του τελικού παραλήπτη.